DJ-Rechnungen schreiben: Die wichtigsten Tipps und Programme

Als professionelle DJs habt ihr etwas geschafft, was den allerwenigsten vergönnt ist: Ihr habt euer Hobby zum Beruf gemacht. An jedem Wochenende könnt ihr eurer absoluten Leidenschaft nachgehen und mit cooler Musik die Menge zum Tanzen bringen. Leider besteht auch das Leben eines DJs nicht nur aus Auflegen und Party. Wie jeder andere Selbstständige müsst ihr euch natürlich um das Drumherum kümmern: Aufträge bearbeiten, Bücher führen und Rechnungen stellen. Letzteres ist gar nicht so einfach, wie es sich anfangs anhört.

In diesem Artikel erklären wir, worauf es beim Stellen einer DJ-Rechnung ankommt, und welche Programme sich dafür am besten eignen.

Was ihr bei einer Rechnung nicht vergessen dürft

Wir leben in Deutschland – es wäre also mehr als verwunderlich, wenn es keine klaren Vorschriften gäbe, wie eine Rechnung auszusehen hat, um vom Finanzamt als solche anerkannt zu werden. Ihr müsst an sage und schreibe neun Pflichtangaben denken:

1. Euren Namen und eure Anschrift
2. Name und Adresse des Rechnungsempfängers
3. Eure Steuernummer
4. Das Datum, an dem ihr die Rechnung schreibt
5. Eine einmalig vergebene Rechnungsnummer
6. Die genaue Bezeichnung der von euch erbrachten Leistung
7. Das Datum, an dem ihr diese Leistung erbracht habt
8. Den Bruttopreis (sofern ihr nicht der Kleinunternehmerregelung unterliegt, sonst den Nettopreis)
9. Die Mehrwertsteuer, die ihr als Umsatzsteuer ans Finanzamt abführt (auch hier gilt: sofern ihr nicht der Kleinunternehmerregelung unterliegt)

Beim Erstellen einer hieb- und stichfesten Rechnung kann euch eine passende Software helfen. Diese Programme, die wir am Ende kurz vorstellen, helfen euch auch bei den Sonderfällen, auf die wir im Folgenden eingehen. Denn was wäre eine Regel ohne Ausnahme?

Kleinstbeträge

Diesen Fall beschreiben wir nur der Vollständigkeit halber, denn er bezieht sich auf Rechnungen, deren Wert 150 € nicht überschreitet. Selbst wenn ihr am Anfang eurer Karriere steht, werdet ihr hoffentlich höhere DJ-Gagen bekommen. Solltet ihr dennoch einen Betrag in Rechnung stellen, der unter diese Grenze liegt, so reichen die folgenden Angaben:

• Euer Name samt Anschrift
• Das Datum der Rechnung
• Die Bezeichnung eurer Leistung
• Bruttobetrag + Umsatzsteuer (wenn ihr der Kleinunternehmerregelung unterliegt, nennt ihr stattdessen nur den Nettopreis)

Kleinunternehmer

Dass ihr unter diese Regelung fallt, ist schon deutlich wahrscheinlicher. Sie greift, wenn ihr im vergangenen Jahr nicht mehr als 17.500 € Umsatz gemacht habt und für das laufende Jahr voraussichtlich unter 50.000 € bleibt. Ihr könnt euch dann beim Finanzamt als Kleinunternehmer melden und dürft laut Paragraph 19 UStG keine Umsatzsteuer abführen. Klingt zwar nach einem Verbot, bedeutet für euch aber einige Erleichterungen. In Bezug auf Rechnungen bedeutet das: Ihr könnt alle Angaben weglassen, die sich auf diese Steuer (auf Rechnungen als Mehrwertsteuer bezeichnet) beziehen. Da ihr aber nicht de facto steuerfrei seid, solltet ihr auf der Rechnung „Umsatzsteuerbefreite Leistung nach §19 UStG“ vermerken.

Die besten Rechnungsprogramme

Nun wie oben versprochen noch einige ausgewählte Beispiele für Rechnungsprogramme, die euch das Stellen von DJ-Rechnungen erleichtern:

• Lexware
  Der Freiburger Entwickler ist in den letzten Jahren zum Marktführer in Sachen Unternehmenssoftware geworden. Sein Rechnungsprogramm enthält neben diversen Vorlagen auch eine Anbindung ans Online-Banking und ein Mahnwesen. Mit der Online-Version lexoffice, die sich unter anderem an DJs richtet, können alle wichtigen Aufgaben von unterwegs aus erledigt werden.
• Open3a
  Dieses Open-Source-Programm ist webbasiert. Die kostenlose Grundversion enthält alle Funktionen, die zum Erstellen einer Rechnung benötigt werden, Zusatzmodule wie ein Mahnwesen können kostengünstig erworben werden.
• Faktumfaktura
  Diese Software wird ebenfalls übers Internet genutzt. Eine Lizenz für ein Jahr kostet knapp 100 €, vorher könnt ihr euch in einer 60-tägigen Testphase kostenlos von den Funktionen überzeugen.
• WISO Mein Büro
  Selbstverständlich bietet WISO ebenfalls eine Testversion an, damit ihr alle Funktionen in Ruhe ausprobieren könnt. Kundenkontakte, Rechnungen und Steuern sind für dieses Programm überhaupt kein Problem. Außerdem beinhaltet es integriertes Banking und ist sowohl von mehreren Geräten aus als auch mobil nutzbar.
• Orga Job
  Mit dieser Komplettverwaltungssoftware für Mac & Windows könnt ihr als DJ nicht nur Rechnungen stellen, sondern auch viele andere Bereiche verwalten, die für Diskjockeys, Musiker und Bands wichtig sind: Von der Jobverwaltung über das Erstellen von Setlisten und Jahresübersichten bis hin zur Verwaltung eurer Gema-Listen ist hier alles möglich.

Wie stellt ihr als DJs eure Rechnungen an Kunden?

Benutzt ihr dafür spezielle Programme oder kommt bei euch das gute alte Word mit einer eingefügten Tabelle zum Einsatz? Wir sind gespannt auf eure Kommentare.